公文写作:办公室巧妙使用Word制作标准格式公文模板操作实例

2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6月29口，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式(GB/T9704-2012)》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsft Word软件印制和办理公文。本文作者就Word软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

一、具体操作流程及内容
(一)页面设置。
1.新建一个word文档，单击"文件"→"页面设置"，打开"页面设置"对话框，选择"纸张"选项卡，把纸张大小设置为A4。
2.选择"页边距"选项卡，首先在"页码范围"设置栏的下拉选项中选择"对称页边距"，然后在"方向"设置栏中选择"纵向"，然后在"页边距"设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm.最后点"确定"。计算公式为:标准A4纸张297mm×210mm，版心高度297mm -37mm - 35mm = 225mm，版心宽度210mm一28mm -26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4略偏右下，布局满足三大条件:一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
(二)制作发文机关标识。
1.在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距(固定值)都设置为99.5磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度(行)3.5cm，选择文本框设置为"无框线"。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
2.在文档的第二行输入"XX公司文件"，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置:点击"格式"→"字体"，选择"字体"选项卡，在"中文字体"选择框中，选择"小标宋"(或用宋体代替)，在"字形"选择框中选择"常规"，在"字号"选择框中直接输入"62"，即单个字的宽和高都是62磅，也就是22mm，在"字体颜色"选择框中选择红色:选择"字符间距"选项，在"缩放"选择框中选择" 68% "，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击"确定"，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99版国标中"国务院文件"是此标准，而2012版国标未对"发文机关标志"规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例)，总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
3.选中第二行，把第二行的行距设置成固定值"62磅"，单击确定。
(三)确定并标识发文字号。
1.在文档的第三行和第四行分别输入大小为3号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成"固定值" "16磅"，即3号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
2.根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如"XX司〔2014号)1号"或"XX厂〔2014)1号"，用3号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号"()"括起。
3.选中第五行，并把第五行的行距设置成"固定值""16磅"。
(四)红色分隔线。
1.在文档的第六行，输入一个大小为11磅即约4mm的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm处的规定。
2.选中第六行，并把第六行的行距设置为"固定值""11磅".
3.在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm-0.5mm的红色分隔线。单击"插入"→"图片"→"自选图形"，打开"自选图形"工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开"设置自选图形格式"对话框，选择"颜色与线条"选项卡，设置线条颜色为"红色"，线条虚实为"实线"，线条粗细为"1.0磅一1.5磅"，即0.35mm一0.5mm。单击"确定"，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过lmm，即"2.8磅".
(五)设置标题。
1.在文档的第七行和第八行分别输入一个3号仿宋字大小的回车符，并把这两行的行距都设置成"固定值""16磅"。
2.在文档的第九行和第十行输入公文的标题(因为该公文标题较长，需占用两行的位置)，并设置成2号小标宋(或宋体)，居中排布。第九行输入"XX公司"，第十行输入"关于召开安全工作会议的通知"。同时，把两行的行距设置成"固定值""33磅"。因为2号字的高度是22磅，把行距设置成33磅，就是使用了0.5倍行距，从视觉效果上看比较美观大方。
(六)设置主送机关。
1.在文档的第十一行输入一个3号字大小的回车符，并把这一行的行距设置成"固定值""28.8磅"(后正文部分待述)。新版《格式》要求主送机关编排于标题下"空一行"的位置，此处"空一行"应为标准正文行距，即一个汉字的字高加3号汉字字高的7/8的距离。
2.在文档的第十二行输入主送机关名称，并设置成3号仿宋体，居左顶格排布，后标全角冒号。然后，把这一行的行距设置成"固定值""28.8磅"(后正文部分待述)。
(七)设置正文。
1.自文档的第十三行起，输入公文的正文，每自然段首行左空2字，回行顶格。
2.输入完毕后，选择全部正文，设置成3号仿宋体字，行距为"固定值""28.8"磅。3号仿宋体字的宽度约为5.54mm，28个字的总宽度为155.12mm，取整后等于版心宽度(156mm)。3号字字高约为5.54mm，因此一行(3号字字高十3号字字高的7/8)就约等于10.39mm，由于版心高度为225mm，两者相除为21.65，取整后正好能排22行。注意撑满版心后，每页面公文实际应该由22行3号仿宋字加21个行距组成。其中1个3号字字高的7/8分摊到22行约为0.23mm，则得出实际每行调整为10.16mm。又因磅值相对毫米的初略换算可使用"磅数÷2.84=毫米数"的公式来进行换算，故所得每行正文行距设置固定值约"28.8"磅。
(八)设置发文机关和成文口期。
新版《格式》中对发文机关署名、成文日期等进行了统一规定，并按照加盖印章、不加盖印章、加盖签发人签名章等三种不同情况进行了详细说明，本文暂不过多阐述。重点讲解加盖印章的情况:对于单一机关发文或联合行文来说，发文机关署名和成文日期的标注位置都应该满足加盖印章时"印章上边缘距正文1行之内(即lOmm之内)，下压成文日期"的要求。由于一般机关或者企事业单位的印章直径都是45mm，加上与正文的距离Omm-lOmm，这就要求成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离保持在45mm-55mm之间。这个距离减去发文机关署名和成文日期字符本身及行距的高度58磅，即约21mm，则需要在正文的最后一行与发文机关署名之间空出一个24mm一34mm的距离，换算成磅值，大约就是68磅一96磅。因此:
1.在正文最后一行的下面输入一个高度为68磅一96磅的回车符，然后把这一行的行距设置为与回车符高度相等的"固定值"。
2.前面提到正文行距设置固定值为28.8磅，经初略计算则在正文后面空行2.3一3.4行，提行按规定输入发文机关署名及成文日期。经作者实际操作，空3行加盖印章时，印章上边缘距正文最后一行的下边缘大约8一lOmm，接近1行距离，但也符合规定:空2行加盖印章时，印章上边缘距正文最后一行的下边缘大约1一2mm。为防止空白过大，容易被人插入内容，实际操作建议空2行为宜。
3.把光标放在成文日期的最后，按要求连续输入空格，每2个空格为1字，以满足《格式》中不同情况对成文日期"右空字数"的要求。
(九)设置版记。
1.把光标放在公文末页的最后一行，输入抄送机关、印发机关和印发日期，并设置成4号仿宋体字。"抄送机关"左空一字居左:"印发机关"提行左空一字居左，印发时间右空一字居右。印发时间使用阿拉伯数码标识。比如输入印发机关"四川维尼纶厂办公室"，"2011年7月31日印发"。
2.版记分隔线。单击"插入"→"图片"→"自选图形"，打开"自选图形"工具栏，选择直线工具，在"抄送机关"行和"印发机关和印发时间"行的上下各划一条与版心同宽的横线→双击横线，打开"设置自选图形格式"对话框，选择线条虚实为"实线"，版记中的首条分隔线与末条分隔线为粗线"1磅"，即0.35mm;中间分隔线为细线"0.7磅"，即0.25mm，单击"确定"，完成线条格式设置。
(十)标注页码。
公文一般为双面印制，版记则一定在偶数页上。此时公文编印的页码应为外侧标记，装订为骑马钉(或左侧装订)。本文以左侧装订、页码外侧设置为例说明操作。
1.单击"页面设置"→"版记"→"页眉和页脚"→选择"奇偶页不同"→页脚"2.8cm"。
2.单击"插入"→"页码"→"页码设置"→选择"1,2,3...","续前节""外侧".
3.鼠标移至页面页码位置双击，选中页码文本框拉长。奇数页:靠左对齐，左空一字(2个空格)后直接插入特殊符号"一"，然后1个空格，右移光标，继续1个空格后插入特殊符号"一"，则奇数页页码设置完毕。偶数页:靠右对齐，右空一字(2个空格)后直接插入特殊符号"一"，然后1个空格，左移光标，继续1个空格后插入特殊符号"一"，则偶数页页码设置完毕。
4.分别选中页码字体，设置成白体(Tahoma)4号字或仿宋4号字。
至此，一份Word版公文格式模板就设计完成。此模板适用多版本Word软件。
二、公文制作规范思考
笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿白态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsft Word软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本Word办公软件熟悉掌握与灵活运用。