公文写作:浅谈公文格式中常见的错误

公文写作是机关单位工作中的重要环节对于公文格式具有很高的要求。公文格式实际上就是公文的规格样式。公文格式与文种一起形成了公文外在形式，也是每个组成部分的形成方式。公文格式是否正确与公文的实用效果息息相关，同时也在一定程度上体现了公文的严肃性与权威性。所以，一份好的公文必须具备规范格式，如若不然，就算公文内容再完美，也不能达到公文的实用性，还有可能出现误事、退回等问题。
      由国务院办公厅以及中共中央办公厅联合在2012年4月印发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012) 14号)，可以简称为条例。该《条例》中的第42条决定指出，停正执行1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》以及由国务院发在2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，但还是有很多单位在进行行政方面公文处理过程中还是没有依照公文条列内容来执行，尤其是对有关公文格式的规定没有得到一定重视，从而导致一些常见的错误在公文写作中依然发生，造成公文的权威性以及严肃性受到影响，影响公文发挥其所具有的法律效力，最终对公文的效率以及质量形成严重的影响。
    1、公文版头常见错误
      公文的版面主要是由公文的保密年限、保密级数、份号、保密紧急发表机关的标志、发文字号、签发人以及版头中的分隔线七部分组成。公文的版头看似简单，内容很少，但在公文写作中，版头的格式上的问题仍然不断。
    1.1、发文机关标志中的错误
      公文版头的核心部分主要是把发文机构的全称或者是规范化的简称在后面加上文件两字构成的。在联合行文时，主办机关名称排列在前，两个以上发文单位时必须保证公文首页显示正文。可以采取压缩行间距和字间距，总体上要小于版心的宽度，以醒目、美观、庄重为原则。如图所示:       公文的发字字号其实就是公文发布时候的编号，由发文党政机关的代号、发文年份以及发文的序号共同组成，把其放在发文机关标志下方的空两行位置上，居中排布。发文字号的单位要准确，不可出现歧义，年份应标全称，如“2014"，不能简称" 14";括号应用“〔〕”号，不能用“[]”号;顺序号前不能加“第”字，不编虚位(即“1”不编"01”)，在阿拉伯数字后加“号”字，如“X发〔2014) 1号”，不能写成“X发〔14〕第001号”。

    2、公文主体常见错误
      在公文首页标有红色分隔线的下方以及公文最后一页第一条分隔线的上方为公文的主体部分，主要由七部分构成，包括正文、标题、发送机关、附件、落款、附件说明、附注等，其中落款包括发文日期、发文机关、印章。这些都是公文的主体构成成分，也是公文中最容易出现错误的地方，主要表现为以下几点:
      1)、公文标题冗长罗嗦，对标题事由概述不够简洁、准确、完整;对转发性文件，文种重复、标题繁琐，如:“中共xx省xx局党组纪检组转发驻局纪检组关于xxx的通报”，不能写成“党组纪检组转发驻局纪检组转发关于xx局违规的通报的通知”;标题与正文不符，标题写着"x x事请示”，正文说的不是同一件;标题排列不美观;标题中标点符号不规范;标题中介词使用不规范，诸如缺少介词“关于”、重复使用介词“关于”等等。如:"xx局关于表彰xx的通知”，不能简写成“xx局表彰 xx的通知”或“关于xx局关于表彰xx的通知”;标题中文种使用错误，如“xx请示报告”、“备案报告”、“情况报告”等等。
      2)、形成主送机关不明确的原因有行文关系模糊以及行为规则。公文主送机关实际上即是说公文的受理机关，需要运用规范化或全称的统称、简称，例如江西省人工影响天气办公室，简称人影办;
      依据职权的范围以及隶属关系来确定行文关系，一般情况下不能进行越级报告和请示，确保行文规则变得更加严密和具体。但是在实际公文使用过程中，往往由于行文关系比较混乱从而造成主送机关不明确的现象，很大程度上影响了办公效率。主送机关必须明确，要不然公文发出去之后，主送机关不明确，会造成办公文件推脱现象。上行文过程中，主送机关只有一个，例如，龙南气象局的车辆换新问题，依据有关规定主送机关应该是赣州气象局，因此，发文过程中主送机关应该为“赣州市气象局”，不可以把可以把主送机关变为“江西省气象局、赣州市气象局”。

      3)、在公文的首页必须有正文的出现，在正文的使用过程中很容易出现序号错用或越级使用，例如“(一)”、“①”、"1.”;在层次序号中标点符号的使用不合理、不规范，如“(一)”、"l.”、“(1)”;层次序号在使用时过细，如“一”、“(一)”、“1."，“(1)”;等·
      4)、如果公文是请示文种，就应该明确请示的问题，形成一文一事的规则，不可以多个事项都由一个请示表示，把不能批复和能批复的事件混在一起或者是该具体的事项不具体，造成上级很难批复。
      5)、在一些比较特殊的部分，也比较容易出现错误。例如，一旦出现公文合理排版后所留下的空自位置不能放下印章大小的时候，就必须对行距与字距进行一定调整，确保印章可以与正文放在同一版面，不可以选用此页没有正文的标识方式解决，增加印章使用时的规定。
      6)、附件不规范。公文附件是用于补充公文正文的内容，位于正文和发文机关署名之前，把附件二字放在与正文隔开一行左起空俩字的位置，然后添加名称以及全角冒号，名称之后不
用加任何标点符号。如果出现很多个附件，可以使用阿拉伯数字对附件进行标号，如“附件:1 .  X X X "。如果附件名称比较长并且需要回行的时候，必须与前一行附件名首字对齐。
      公文附件当中比较容易出现的错误有以下几点，第一，虽然公文中有附件，但是忘记对附件进行标注说明;第二，附件标注的不规范。在很多公文中往往在正文中出现上报、报送、批转、以及转发等字样，但是总是把这些内容当做附件内容进行标注，如江西省气象局办公室关于印发《江西省气象局安全生产大检查“回头看”工作方案》的通知一文中，不能把安全生产大检查“回头看”工作方案作为附件标注;三、附件说明编排位置不规范，常见的错误为未左空2字而顶格编排、转行时顶格等等;四、附件说明的顺序使用汉字“一、二、三……”标注;五、附件名称后使用标点符号。
    3、公文版记常见错误
    公文末页首条分隔线以下、末页分隔线以上的部分称为“版记”。版记的构成上，包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期，在版记部分写作中，容易出现的错误包括以下几项:
      1)、抄送标注中，对上级机关进行抄送的时候用抄报;抄送过程中的抄送范围没有以实际的工作需求以及保密要求进行，出现错抄、漏抄等问题;抄送机关最后一个不加句号。
      2)、印发日期当作成文日期;印发日期之后没有注明“印发”二字:翻印公文时，没有将“印发”改成“翻印”。如，江西省气象局办公室2014年5月20日印发
      3)、版记位置标注不规范，一些公文版记被标在一页的中间;标注页位不在偶数页，导致最后一页为空自;在转发文时，标注在转发文内容之前等等。
    4、结语
      综上所述，在公文处理的过程中，公文格式是非常重要的内容。公文格式直接关系着机构的办事效率以及管理能力。因此，对公文进行行文的时候，必须对公文的格式给护高度的重视。公文机关人员必须认真学习有关条例，并且必须严格遵守条例对公文写作内容与格式进行一定的处理。对机关文秘人员以及管理人员的素质进行系统的培训，最大限度的避免公文中出现格式错误，并且对公文中容易出现错误的地方严肃对待，进行合理的改正，使公文达到规范化、科学化、制度化，从而提高办事效率。