公文写作:重视公文写作素养的提高

    公文是党政机关传递信息的重要载体，也是 记载机关事务工作的重要档案资料，做好公文写 作工作对于促进党政机关的管理工作至关重要。 从管理沟通的角度来看，公文内容主要来源是领 导决策信息，公文写作的目的是使信息在领导者 和员工之间准确传递。因此，写好公文不仅仅是 文秘人员的事情，同时也是对领导干部提出的 要求。

一、公文写作是对信息精加工的过程

    公文是党政机关或企事业单位管理工作的产 物。当领导者对管理工作做出决策时，往往会以 公文的形式进行传达，也就是说这些决策信息需 要由文秘人员以文字形式表达出来。文秘人员通 过领会领导意图，搜集整理有关信息，撰写出包 含领导意图等相关信息的文件。然后，这些文件 发送至接收单位或个人，并由接收方理解、落实 或执行。同样，基层的一些信息也会通过公文的 形式向领导反馈，也需要文秘人员进行加工整理。

    简洁、明了、准确是对公文的基本要求。在 机关事务工作中，往往会有很多工作信息需要利 用公文来传递，即便是某一方面的单项工作信 息，也需要以精练准确的文字表达出来。这个过 程是一个对信息进行整理和深加工的过程，对领 导干部和文秘人员的逻辑思维能力、信息整理能 力都提出了很高要求。领导干部需要明确提出公文的写作意图，文秘人员要大量搜集背景资料， 并从烦琐复杂的信息中去伪存真、洞察本质，准 确把握真实信息。领导干部和文秘人员要一起讨 论，对大量信息快速捕捉，广泛收集，对不同时段繁杂凌乱的信息进行筛选、分析、归纳、综 合，提炼出明确的概念和准确的结论，形成严密 的构思，撰写出观点明确、主题突出、结构严 谨、条理清楚的公文。

二、公文传递是信息理解与反馈的双向过程

    公文写作是党政机关和企事业单位信息沟通 的一个重要环节。一方面，领导者的管理决策信 息，需要通过公文向基层员工传递，以便得到贯 彻落实。这些情况常用的公文形式为下行文，如 通知、通报、决定、批复等;另一方面，基层存 在的一些信息，如员工对领导决策的理解和执行 情况、对组织发展的意见建议等，也需要通过公 文的渠道向领导层传递，以便为领导科学决策提 供参考。这时常用的公文文种为上行文，如报 告、请示、议案等。此外，在没有隶属关系的单 位之间沟通信息时，可能会用到平行行文的形 式，如通告、函等。无论是上行文、下行文还是 平行文，文件的接收者除了理解消化文件所承载 的信息外，还要对理解和执行情况进行反馈。由 此可见，公文信息传递的过程其实是一个双向互 动的过程，公文写作环节就是促进这个双向互动 过程的重要桥梁和纽带。

    从文秘人员的角度看，其在公文传递过程中 担负着两方面的重要任务:一是领导者的决策意 图以及相关信息传递给上下级或没有隶属关系的 其他单位，二是将上下级或其他相关单位的反馈 信息传递给本单位的领导者。信息能否在领导决 策者与上下级或其他单位的信息接收者之间准确 传递，公文写作工作显得至关重要。

    公文写作在信息传递中的重要作用，对文秘 工作者的素质提出了必然要求。在公文写作中， 大量繁杂无序的信息需要通过文秘工作人员的 “一支笔”整理提炼成文件来进行传递，文秘人员 主动参与信息互动过程的意识显得非常重要。管 理沟通学认为，信息沟通是包括状况、假设、意 图、听众、方式、过程、产物、评价和反馈的修 辞过程，是一个涉及思想、信息、情感、态度或 印象的互动过程。公文信息沟通的过程也是如 此，必然会受到多重因素的影响。在这个过程 中，文秘人员要充分发挥自身的积极能动作用， 主动参与信息互动，而不能只做“送信者”或 “传话筒”。既要主动接近领导，理解领导意图， 准确传达领导者的决策信息，又要主动深入基 层，加强调查研究，充分了解基层的实际情况， 掌握一线第一手资料，更有效地为领导决策做好 参谋服务。

三、领导者对于公文写作责无旁贷

    一些领导认为，公文写作是文秘人员的事 I清，于是很多时候出现了领导开会念稿、照本宣 科的情况，还有一些领导干部在传达文件精神时 由于对文件不熟悉，结果闹出了不少笑话。其 实，公文很重要的一个作用就是传达领导者的决 策信息，如果领导者决策意图表达不明确、不准 确甚至根本就不表达，又怎么能要求秘书去写 出一篇篇主题明确、有血有肉的公文或讲话稿 呢，公文写作为领导管理决策服务的固有特 征，使得领导者与文秘人员之间必然地形成了 一种密切的指导与被指导、服务与被服务的依附 关系。因此，做好公文写作工作，领导者责无 旁贷。

    在公文写作过程中，领导者必须从以下方面 做出努力。首先，要明确传递决策意图。决策信 息传递准确是信息接收者理解准确和执行到位的 前提。尤其是对重大事情的决策，领导者必须明 确表态，千万不可模棱两可。要明确告知文秘人 员信息传递的意图和目的，确定到底要向信息接 受者传递什么信息，阐释到什么程度。其次，要 对文秘人员撰写公文给予大力指导和帮助。在撰 写重要文件或讲话时，领导者在给出明确意图的 同时，最好能给文秘人员列出提纲，并尽可能地 提供有关背景材料。必要的时候，领导干部要亲 自参与文件起草工作，与文秘人员一起讨论问 题、修改草拟的文件，使公文写作过程成为领导 者与文秘人员进行交流信息的互动过程，使公文 写作能最大限度地体现领导的决策意图。第三， 领导者要为文秘人员提高水平创造条件。在许多 单位，文秘人员的工作任务相当繁重，而学习和 进修提高的时间、机会很少。对此，领导者要有 “磨刀不误砍柴工”的意识，努力创造条件，为文 秘人员学习交流提供更多的机会，不断提升文秘 人员素质，提高公文写作效率。第四，领导者要 适当赋予文秘人员一些旁听决策讨论或代表组织 到基层调研的权利，使文秘人员能有更多的机会 接触和了解领导层与基层的情况，为高效公文写作奠定基础。

四、文秘人员对公文写作要精益求精

    作为公文的创作者，文秘人员肩负的责任重大，对自身素质的要求也应更高。文秘工作者必须将功夫下在平时，注重学习和积累，夯实公文写作基本功，同时加强调查研究、掌握全面信息，准确领会领导意图、精确传递工作信息，以精益求精的态度做好公文写作工作。

    首先，夯实写作基本功。要熟悉公文文种，了解公文格式，掌握行文规范。提高修辞和语言运用能力，做到公文写作主题突出，层次分明，语句通顺，用词准确，信息丰富，可读性强。在实际公文处理工作中，有的公文干涩单调，内容枯燥，使人读而生厌;有的公文格式混用，报告与请示不分，通报与批示同存，该用公函的却用通知，一些简单工作不该行文的却用红头文件行文，造成信息沟通混乱;有的公文词不达意，含糊不清，使人对公文信息产生误解。这些都是文秘人员文字功底差的具体表现，也是文秘人员应该力求避免的现象。

    其次，详尽占有材料。巧妇难为无米之炊。 材料是提炼观点、创作公文的基础，只有广泛积累并详尽地占有各方面材料，写出的公文才会信息丰富，内容充实，具有感染力和说服力。要学习党和国家政策，吃透上级精神;要学习行业知识，了解行业发展动态和发展趋势;要熟悉本单位的发展历程和文化脉络，了解本单位所发生的重大事件，对引领单位发展的指导思想、发展战略以及对单位发展有重要影响的人和事，要有客观正确的认识。要以开放的姿态，接受全面信息;要以深入的调查研究，了解详尽信息;要以敏锐的洞察力，捕捉真实信息。要积极参与信息互动，对上多请示，对下多调研，做好承上启下的信息纽带，从而获取更真更全的信息。

    第三，要准确传递信息。公文写作的目的不仅仅是发出信息，更重要的是沟通信息。公文写作工作的效率不在于发出了多少公文，而在于发送出去的公文信息有多少被理解、落实和执行。因此，文秘人员必须正确领会领导意图，努力使公文发出的信息与领导决策意图相一致，使信息接收者通过阅读公文所理解到的信息与领导决策的意图相一致，使反馈到领导者的信息与反馈方的实际想法相一致，从而真正发挥公文的效用。